5 Tipps für den Wochenendtrubel in Ihrem Kartzentrum

Lassen Sie uns ehrlich sein: Sie können unmöglich alles im Voraus planen. Der Wochenendansturm wird immer unerwartete Stornierungen und Buchungen, Anfragen in letzter Minute und unvorhersehbare Lieferengpässe in Ihr Kartzentrum bringen. Allerdings liegt der Unterschied zwischen ein paar kleinen Abweichungen im Betrieb und einem kompletten Zusammenbruch, in einer guten Vorbereitung.

Sammeln Sie vor einer Buchung immer so viele Informationen wie möglich. Wenn Sie die wichtigsten Details zu jeder einzelnen Reservierung kennen, weiß Ihr Team, wie es die einzelnen Schichten/Tage planen, besetzen und ausstatten soll. Welche Informationen sind also wichtig? Wir schlüsseln sie auf:

• Name & Alter
• Datum & Uhrzeit
• Registrierte Aktivitäten
• Eventuell benötigte Unterstützung oder Allergien

Für Partys oder Gruppen benötigen Sie zusätzliche Informationen:

• Einen Zeitplan für Aktivitäten, Essenszeiten, Anschneiden der Torte, Musikwünsche
• Eine Kontaktperson für die Bezahlung, Anfragen und den gesamten Schriftverkehr

Alle Informationen sollten bei der ersten Buchung gesammelt und für spätere Nachfragen geordnet werden. Das gesamte Personal sollte über größere Reservierungen informiert werden.

Jeder Betreiber eines Kartzentrums weiß, dass er am Wochenende Anweisungen in der Lasertag-Arena geben, eine Party für 20 Personen vorbereiten und die Go-Kart-Bahn überwachen muss - und das alles gleichzeitig.

Selbst die beste Personalkoordination kann nicht verhindern, dass Störungen und Pannen Ihren Betrieb zum Erliegen bringen. Mit der richtigen Planung und einer richtigen Dokumentation können Sie jedoch verhindern, dass aus einem Schneeball eine Lawine wird. Hier sind einige Tipps, wie Sie den hohen Anforderungen des Wochenendpublikums gerecht werden können. 

Bestimmen Sie flexibel einsetzbares Personal

Ihr Buchungsplan gibt vor, wie viele Mitarbeiter Sie brauchen und wo und wann sie an bestimmten Stellen sein müssen. Aber was passiert, wenn ein Bowlingkugellader defekt ist und Sie bereits eine Schlange von Leuten haben, die darauf warten, Schuhe auszuleihen?

Eindeutige Befehlskette

Defekte Geräte sind eine Sache, aber was passiert, wenn sich ein Gast verletzt oder wenn jemand mit dem Manager sprechen möchte? Da Sie nicht überall gleichzeitig sein können, bedeutet das Wissen, dass Ihre leitenden Mitarbeiter mit Konflikten umgehen können, dass Probleme sofort angegangen werden können.

Alle Mitarbeiter müssen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen. Die Führungskräfte sollten genau wissen, für welche Mitarbeiter und Abteilungen sie zuständig sind und in welchen Situationen der Manager eingeschaltet werden muss.

Es ist Sonntagnachmittag und das Geschäft brummt. Es sind einige Partys im Gange, und alle Ihre Aktivitäten sind derzeit verbucht - und es bilden sich Schlangen. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die Gäste unruhig werden, das Personal fragen, wie lange sie warten müssen, und sich untereinander darüber streiten, welche Aktivität sie stattdessen machen sollen.

Ob Sie es glauben oder nicht, Ihre Gäste wollen Sie nicht mit endlosen Fragen oder Nörgeleien belästigen. Aber die Zeit drängt und sie müssen einfach alles ausprobieren, bevor sie gehen.

Bildschirmbenachrichtigungen sind ein Gewinn für Gäste und Personal gleichermaßen. Sie können alle Informationen anzeigen, die für die jeweilige Aktivität relevant sind, z. B. Wartezeiten, Spielstände oder Einrichtungen, die gerade nicht in Betrieb sind.

Wie bereits erwähnt, kann man sich nicht auf alles vorbereiten. Und das erhöhte Gästeaufkommen am Wochenende erschwert oft den Betrieb. Selbst die beste Technik kann nicht alle Ausrüstungsstörungen, Verspätungen und Bedienungsfehler verhindern. Was können Sie als Inhaber eines Kartzentrums also tun, wenn Sie mit verärgerten Kunden konfrontiert werden?

Seien Sie menschlich. Entschuldigen Sie sich. Erklären Sie, was schief gelaufen ist, und bieten Sie eine Lösung an. Im Eifer des Gefechts mag eine Entschuldigung so aussehen, als würden Sie zugeben, dass Ihr Unternehmen versagt hat. In Wirklichkeit können Sie damit beweisen, wie sehr Ihnen die Zufriedenheit Ihrer Kunden am Herzen liegt.

Und belassen Sie es nicht bei einer "Entschuldigung". Bieten Sie Gutscheine, Rabatte oder Coupons an, um zu zeigen, dass Sie die Dinge wieder gut machen wollen. Außerdem erhalten Sie so eine zweite Chance, den guten Eindruck zu schinden, den Sie beim ersten Mal nicht hinterlassen konnten.

Ironischerweise kann die Technologie eine großartige Möglichkeit sein, die "menschliche Seite" Ihres Unternehmens zu zeigen. Mit FAST Back Office können Sie maßgeschneiderte gedruckte oder mobile Angebote für Ihre Gäste erstellen und bereitstellen, wie z. B. Coupons, Gutscheine und Rabatte:

• Kostenlose oder ermäßigte Aktivitäten
• Kostenlose oder ermäßigte Snacks und Getränke
• Zusätzliche Zeit für gekaufte Spiele oder Sitzungen

Kleine Kundengeschenke, die am Wochenende verteilt werden, können auch ein großartiger Anreiz sein, um die Besucherzahlen während der schwächeren Wochentagszeiten zu erhöhen. Mit Fast Back Office können Sie zeitabhängige Coupons in wenigen Minuten erstellen.