5 tips voor uw kartcentrum

Het is vrijdagmiddag en redelijk stil in uw kartcentrum. Over een paar uur zal er echter chaos onstaan. Het maakt niet uit hoe u de feestjes plant of taken delegeert, de weekenddrukte in uw karting pusht uw personeel en activiteiten altijd tot het uiterste.

 

Gelukkig kan u met de juiste tools en planning de zaken soepeler laten verlopen en een geweldige indruk maken op nieuwe en terugkerende klanten, terwijl je werkomgeving wat minder stressvol wordt. Lees verder om te zien hoe een paar eenvoudige veranderingen uw weekenddrukte kunnen veranderen in de perfecte gelegenheid om meer klanten aan te trekken en te behouden in uw kartcentrum.

1. Voorbereiding

Laten we eerlijk zijn: u kan niet alles plannen. De klant zal altijd onverwachte annuleringen, boekingen en last-minute verzoeken naar uw kartcentrum brengen. Het verschil tussen een paar foutjes en een totale meltdown komt echter neer op voorbereiding.

Verzamel altijd zoveel mogelijk informatie voordat u een boeking maakt. Als u de essentiële details van elke afzonderlijke reservering kent, krijgt uw team inzicht in het plannen, bemannen en bevoorraden van elke dienst/dag. Welke informatie is dan belangrijk? We zullen het opsplitsen:

  • Naam & leeftijd 

  • Datum & tijd

  • Geregistreerde activiteiten

  • Accommodatiebehoeften of allergieën

Voor feesten of grote groepen heeft u extra informatie nodig:

  • Een programma met activiteiten, maaltijden, muziekvoorkeuren,...

  • Een aangewezen contactpersoon voor betaling, vragen en alle correspondentie

Alle informatie moet bij de eerste boeking worden verzameld en georganiseerd voor gemakkelijke follow-up. Alle medewerkers moeten worden geïnformeerd over grote reserveringen.

Met het FAST Online Booking platform kunt u alle benodigde informatie voor elke reservering vastleggen en organiseren. Het opent automatisch een gemakkelijk communicatiekanaal tussen u en uw klanten, waardoor miscommunicatie en tijdverspilling aan de telefoon of via e-mail wordt voorkomen. Het is een gemakkelijke manier om u voor te bereiden, op de hoogte te blijven en om te gaan met eventuele 'verrassingen' die de klant kan brengen.

2. Vlotte Check-in

Inchecken kan veel tijd in beslag nemen. Lange wachttijden irriteren klanten en laten een slechte indruk achter. Omdat bedrijven en particulieren voorzorgsmaatregelen nemen tegen Covid-19, is het voorkomen van drukte absoluut essentieel.

Dus wat gebeurt er als dat grote feest arriveert tijdens uw piekuren en moet worden ingecheckt? Dan krijgt u ineens een heleboel walk-ins. Wat nu? Hier zijn een paar manieren om het inchecken snel en pijnloos te houden voor de klant.

  • Voorzie een boekingsplanning voordat elke dienst begint en informeer medewerkers over grote groepen.

  • Wijs altijd personeel aan om klanten aan te melden aan de receptie/bar.

  • Geef prioriteit aan de check-ins van feestjes/groepen om ervoor te zorgen dat ze op tijd worden geregistreerd.

  • Maak zitplaatsen beschikbaar bij uw entree.

Stel u nu eens voor dat klanten zichzelf kunnen inchecken: er is minder personeel nodig om de receptie te runnen, de wachttijden zullen korter worden en je klanten zullen tevreden zijn.

Met de FAST Kiosk kan uw kartcentrum snel en gemakkelijk klanten registreren. Het vermindert niet alleen de afhankelijkheid van het personeel en de arbeidskosten, het incheckproces legt automatisch waardevolle bezoekersinformatie vast die voor aanvullende doeleinden kan worden gebruikt, zoals:: 

  • Een overzichtelijk boekingsschema

  • Loyaliteitsprogramma voor lidkaarten

  • Contactgegevens voor marketingdoeleinden

Wilt u uw klantenservice naar een hoger niveau tillen? Laat gasten zichzelf registreren met de FAST Smart Kiosk. Het bevat alle functies van onze standaard Kiosk en voegt premium all-in-one services toe, zoals:

  • Registratie

  • Activiteit selectie

  • Inboeken van een sessie

  • Activiteiten en/of eten & drinken betalen

Minimaliseer de personeelsbehoefte, vereenvoudig de bedrijfsvoering en verzamel de gegevens die u nodig heeft zodat u uw energie kunt steken waar het echt nodig is.

3. Neem Controle

Elke eigenaar van een kartcentrum weet dat het klantcontact in het weekend betekent dat u instructies moet geven in de lasergame arena, een feest voor 20 personen moet organiseren en tegelijkertijd kinderen in de karting in het oog moet houden.

Zelfs de beste coördinatie van het personeel kan niet voorkomen dat verstoringen en ongelukken uw activiteiten laten ontsporen. Met de juiste planning en voorzorgsmaatregelen kan u echter voorkomen dat een sneeuwbal een lawine wordt. Hier zijn een paar tips om te voldoen aan de hoge eisen van de klant.

  • Wijs ‘zwevend’ personeel aan

Uw boekingsschema biedt een blueprint voor hoeveel medewerkers u nodig heeft en waar en wanneer ze op bepaalde posten moeten zijn. Maar wat gebeurt er als een bowlingbaan defect raakt en er al een rij klanten staat te wachten om schoenen te huren?

Naast het dekken van de personeelsbehoeften bij elke activiteit, is het een goed idee om enkele medewerkers beschikbaar te hebben om te helpen wanneer zich een probleem voordoet. Als alles op rolletjes loopt, kunnen deze medewerkers zorgen voor bijvoorbeeld de bevoorrading.

  • Zorg voor een duidelijke personeelsstructuur

Defecte apparatuur is één ding, maar wat gebeurt er als een klant gewond raakt of als iemand de manager wil spreken? Omdat u niet overal tegelijk kunt zijn, kunnen problemen onmiddellijk worden aangepakt als u weet dat uw senior personeel conflicten aankan.

Alle medewerkers moeten weten met wie ze contact kunnen opnemen als er hulp nodig is. Managers moeten een duidelijk begrip hebben over welke medewerkers en secties zij verantwoordelijk zijn en in welke situaties de eigenaar moet helpen.

  • Betrouwbare Rapportage

Het hebben van voldoende, bekwaam personeel is essentieel, maar het is slechts een klein stukje van de puzzel. Aangezien uw kartcentrum op piekcapaciteit werkt om de weekenddrukte aan te kunnen, heeft u geen tijd om het hoofd te bieden aan voorraadtekorten, een over het hoofd geziene boeking of eindeloze vragen van klanten.

Het lijkt misschien vervelend, maar zorgvuldige planning zal u kostbare tijd besparen wanneer u die het meest nodig heeft: het weekend. In elke sectie van uw kartcentrum moet personeel snel de nodige informatie kunnen verkrijgen over reserveringen, online boekingen, memo's, enz.

Wat als u snel toegang had tot al uw operationele informatie, boekingen en personeelsdossiers? Met de FAST Back Office Mobile Assistant kan dit overal, vanop afstand! Zie hoe soepel uw weekenden verlopen zodra uw personeel:

  • Direct boekingsinformatie kan inzien en delen

  • Taken kan toewijzen en memo's kan achterlaten

  • Facturen kan maken, openen, updaten en delen, en toegang heeft tot personeels- en voorraadrapportage

4. Houd uw klanten op de hoogte

 

Het is zondagmiddag en alles verloopt vlot. U heeft een aantal feestjes en al uw activiteiten zijn momenteel bezet - en er worden rijen gevormd. Het is slechts een kwestie van tijd voordat klanten rusteloos worden, het personeel vragen hoe lang ze moeten wachten en onderling discussiëren over welke activiteit ze dan wel kunnen doen.

Geloof het of niet, klanten willen je niet lastig vallen met eindeloze vragen of gemopper. Maar de tijd tikt door en ze willen gewoon zoveel mogelijk proberen voordat ze vertrekken.

Schermmeldingen zijn een win-winsituatie voor zowel klanten als personeel. Ze kunnen alle informatie weergeven die relevant is voor de bijbehorende activiteit, zoals wachttijden, scores of activiteiten die momenteel niet volledig bezet zijn.

De FAST TV is een gemakkelijk te integreren module die gebruik maakt van de nieuwste technologie en een strak design om uw klanten te allen tijde op de hoogte te houden. Grote beeldschermen en een verscheidenheid aan media bieden kertcentrum een aantrekkelijke, niet-storende manier om klanten op de hoogte te houden en bieden de volgende voordelen:

  • Begeleidt klanten door uw activiteiten

  • Laat klantenbeslissen wanneer ze moeten wachten of wanneer ze een andere activiteit moeten kiezen

  • Vermindert vragen aan personeel

  • Zorgt ervoor dat individuen en groepen op tijd klaar zijn om te vertrekken

  • Dient als een gratis reclameplatform

Met de FAST TV geeft u de klant informatie en vermindert u de afhankelijkheid en verstoring van de workflows van uw centrum.

5. Be Human

Zoals eerder vermeld, kun u zich niet op alles voorbereiden. En de toename in klanten tijdens het weekend bemoeilijkt vaak de operaties. Zelfs de beste technologie kan niet alle storingen, vertragingen en onoplettendheid voorkomen. Dus wat kunt u als eigenaar van een fkartcentrum doen als u wordt geconfronteerd met ontevreden klanten?

Wees transparant. Leg uit wat er mis is gegaan en bied een oplossing aan. Door u te excuseren kan u in werkelijkheid  bewijzen hoe toegewijd u bent aan klanttevredenheid.

En stop niet bij 'sorry'. Het aanbieden van kortingsbonnen of cadeaubonnen is een goede manier om te laten zien dat u het goed wilt maken. Het geeft u ook een tweede kans om een geweldige indruk te maken die de eerste keer niet gelukt is.

Ironisch genoeg kan technologie een geweldige manier zijn om de 'menselijke kant' van uw bedrijf te laten zien. Met de FAST Back Office kunt u aanbiedingen voor klanten maken en implementeren, zoals cadeaubonnen, kortingen en:

  • Gratis activiteiten of activiteiten met korting

  • Gratis of scherp geprijsde snacks & drankjes

  • Extra tijd voor een activiteit

Kleine cadeaus voor klanten die in het weekend worden gegeven, kunnen ook een geweldige stimulans zijn om meer bezoekers te trekken tijdens uw rustigere werkdagen. Met de FAST Back Office kunt u binnen enkele minuten tijdspecifieke kortingsbonnen maken.

Automatisering

Wanneer klanten gemakkelijk online kunnen boeken, zichzelf kunnen inchecken en tijdens hun bezoek op de hoogte kunnen blijven, zullen ze gelukkiger vertrekken en terugkomen. Als medewerkers hun werkdag kunnen vereenvoudigen en efficiënt kunnen communiceren, presteren ze beter en blijven ze langer aan boord.

 

BMI zet zich in om professionals in de leisure industrie te helpen hun activiteiten te stroomlijnen, hun inkomsten te maximaliseren en hun bedrijf te laten groeien. Neem contact met ons op om erachter te komen hoe onze software uw familie entertainment centrum meer kan automatiseren.