Privacy Verklaring

Business & Marketing Improvement - Privacy Verklaring (laatst gewijzigd op 12 Juli 2018.)

Allereerst zijn we verheugd dat u geïnteresseerd bent in SMS-Timing.

In deze privacyverklaring documenteren wij de manier waarop persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde persoonsgegevens met ons te delen, waaronder, maar niet beperkt tot, uw voornaam, achternaam, e-mailadres (identificatiegegevens). In verband met bepaalde wettelijke verplichtingen kan het zijn dat u ons aanvullende gegevens moet verstrekken om aan die verplichtingen te kunnen voldoen.

We only collect Personal Data that is necessary to inform you about our products and services, to execute agreements with you and to contact you.

De wettelijke gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, ons rechtmatige belang en, in sommige gevallen, uw toestemming (artikel 2).

Op de verwerking van uw  persoonsgegevens is deze privacyverklaring van toepassing. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met privacy@sms-timing.com.

Door het verstrekken van persoonsgegevens wordt u geacht het gebruik van uw persoonsgegevens te hebben erkend in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Artikel 1 - Definities

Onder "Verbonden Vennootschap" wordt verstaan een vennootschap waarmee SMS-Timing is verbonden, voor zover deze vennootschap voldoet aan de voorwaarden voor een "verbonden vennootschap" zoals uiteengezet in artikel 11 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen.

De "Verantwoordelijke voor de verwerking" heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer 2016/679. SMS-Timing wordt gekwalificeerd als de verantwoordelijke voor de verwerking, die het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt.

"Persoonsgegevens" heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de algemene verordening inzake gegevensbescherming 2016/679, dat wil zeggen alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (ook wel de "betrokkene" genoemd).

"Verwerker" heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening gegevensbescherming 2016/679, die persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de verantwoordelijke voor de verwerking.

"SMS-Timing" is de handelsnaam van Business & Marketing Improvement NV, een vennootschap met zetel te 2440 Geel, Molseweg 160, ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0562.755.594.

"Website" betekent de website www.sms-timing.com.

Artikel 2 - Doeleinden en wettelijke gronden

Klantgegevens

In het kader van onze diensten en commerciële activiteiten verzamelen en verwerken wij identiteits- en contactgegevens van onze klanten, hun personeel, medewerkers, medewerkers en eventuele nuttige contacten. De doeleinden van deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze cliënten, klantenzorg, boekhouding en direct marketing doeleinden zoals het verzenden van promotionele of commerciële informatie. De wettelijke gronden zijn de uitvoering van een overeenkomst, het nakomen van wettelijke en reglementaire verplichtingen, ons rechtmatig belang en, in sommige gevallen, uw toestemming.

Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, hun onderaannemers, hun personeel, collaborateurs, medewerkers en alle nuttige contacten. De doeleinden van deze verwerking zijn de uitvoering van de overeenkomst(en), de zorg voor de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketing doeleinden zoals de verzending van promotionele of commerciële informatie. De wettelijke gronden zijn de uitvoering van een overeenkomst, het nakomen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons rechtmatig belang (voor direct marketing).

Personeelsgegevens

Wij verwerken Persoonsgegevens van onze medewerkers in relatie tot ons personeel en onze personeelsdiensten en onze salarisadministratie.

Andere gegevens

Naast klant-, leveranciers-/subcontractor- en personeelsgegevens verwerken wij ook persoonsgegevens van andere personen, zoals potentiële nieuwe klanten/prospects, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, enz.

Deze gegevens worden verzameld via onze Website of via andere kanalen. De doeleinden van de verwerking zijn in het belang van onze commerciële activiteit, direct marketing en public relations. De wettelijke grond is ons rechtmatig belang en, in sommige gevallen, de uitvoering van een overeenkomst of uw toestemming.

Meer in het bijzonder kunnen wij de Persoonsgegevens die wij van u verzamelen, gebruiken (i) om u te voorzien van informatie over onze producten en diensten:

  • (ii) om u te voorzien van onze producten en diensten en om de overeenkomst(en) met u uit te voeren;
  • (iii) om mogelijke klachten of verzoeken te inspecteren en te verwerken;
  • (iv) om ons te helpen onze Website en alle gerelateerde producten en diensten van SMS-Timing te evalueren, corrigeren of verbeteren;
  • (v) voor direct marketing doeleinden;
  • (vi) voor interne redenen, zoals bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden.

Tijdens het verlenen van onze diensten aan u, kunnen we in sommige gevallen uw informatie analyseren om individuele profielen op te bouwen.

Het doel is om u te voorzien van gepersonaliseerde diensten die voor u relevant en interessant zijn. De profilering is gebaseerd op uw Persoonsgegevens, maar wordt niet gebruikt voor geautomatiseerde individuele besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of voor u van vergelijkbare betekenis is. Door uw gegevens te gebruiken om uw interesses te ontdekken, kunnen wij u een optimale service en ervaring bieden.

Artikel 3 - De vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens

Telkens wanneer u als gebruiker Persoonsgegevens indient, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en eventuele wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op de verwerking van Persoonsgegevens, met inbegrip van de algemene verordening inzake de bescherming van persoonsgegevens (GDPR) 2016/679.

Wij zullen passende maatregelen en procedures vaststellen om de Persoonsgegevens die wij via de Website of via elektronische correspondentie verzamelen, te beveiligen en te beschermen.

Op deze manier verbinden wij ons ertoe om, voor zover mogelijk, illegale verwerking van Persoonsgegevens en onbedoeld verlies of liquidatie van uw Persoonsgegevens te voorkomen. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen wij echter niet garanderen dat uw Persoonsgegevens worden beschermd wanneer deze op een andere manier dan via de Website of op een andere manier worden weergegeven of gemeld.

Wij optimaliseren de beveiliging van uw Persoonsgegevens door de toegang tot uw Persoonsgegevens te beperken tot personen op een "need-to-know" basis (bijvoorbeeld: alleen SMS-Timing medewerkers of medewerkers die uw Persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 2 hebben toegang tot de gegevens).

Artikel 4 - Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens en hoe lang worden deze bewaard?

SMS-Timing verzamelt uw persoonlijke gegevens:

  • (i) wanneer u persoonlijke gegevens indient via de Website;
  • (ii) wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief;
  • (iii) wanneer u een (arbeids)overeenkomst met ons aangaat;
  • (iv) wanneer u ons belt of mailt of met ons correspondeert via een andere manier dan de Website.

Wij kunnen de Persoonsgegevens die wij via de Website verzamelen, combineren met informatie die u ons op een andere manier verstrekt of die derden aan ons leveren.

Persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor de duur die nodig is in verband met de doeleinden van de verwerking, afhankelijk van het feit of we een contractuele relatie met u hebben of niet.

Cliëntgegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers worden na 7 jaar na beëindiging van de betreffende overeenkomst uit onze systemen verwijderd, met uitzondering van de Persoonsgegevens die wij op grond van specifieke wettelijke verplichtingen of in geval van een lopende rechtszaak(en) voor een langere periode moeten bewaren.

Gegevens die worden verzameld via de Website of via een ander kanaal (andere gegevens) worden niet langer dan 5 jaar na het laatste nuttige contact tussen ons en u bewaard.

Personeelsgegevens worden na 5 jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie verwijderd.

Wij vermijden het verzamelen van Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in artikel 2.

Artikel 5 - Overdracht van persoonsgegevens

Wij zullen uw Persoonsgegevens niet overdragen aan derden buiten de Europese Economische Ruimte, met uitzondering van onderaannemers of werknemers die de Persoonsgegevens op servers in de Verenigde Staten bewaren, zich ertoe hebben verbonden dit te doen onder het Privacy Schild of in overeenstemming met de Standaard Contractvoorwaarden van de Europese Commissie en daarmee een adequaat niveau van beveiliging te bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.

Verder zullen wij uw Persoonsgegevens niet zonder uw toestemming overdragen aan derden binnen de Europese Economische Ruimte, behalve:

  • (i) aan verbonden ondernemingen;
  • (ii) wanneer deze gegevens nodig zijn om werknemers, agenten, onderaannemers, leveranciers of commerciële partners in staat te stellen een dienst te verlenen of een taak uit te voeren in naam van SMS-Timing, met inbegrip van maar niet beperkt tot het verlenen van marketingondersteuning, het uitvoeren van marktonderzoek of het verlenen van gebruikersdiensten;
  • iii) indien dit vereist of toegestaan is door de toepasselijke wetgeving.

Elke overdracht van Persoonsgegevens aan een van de in de bovenstaande lijst genoemde derden is in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening inzake gegevensbescherming (GDPR) 2016/679.

Wij zorgen ervoor dat er maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat derden uw Persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere dan de in artikel 2 limitatief opgesomde doeleinden en dat deze derden de nodige technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om deze gegevens te beschermen.

Wij zullen met de genoemde derden afspraken maken over gegevensverwerking om de veiligheid van de Persoonsgegevens te garanderen.

Wij zullen alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat onze medewerkers en medewerkers die toegang hebben tot Persoonsgegevens deze Persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de verplichtingen die voortvloeien uit de toepasselijke privacyregelgeving.

Artikel 6 - Rechten van de betrokkene

Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u de rechten zoals hieronder vermeld. Indien u deze rechten wenst uit te oefenen, dient u ons een schriftelijke aanvraag te sturen en een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen aan privacy@sms-timing.com.

Wij zullen u binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek informeren over het gevolg dat aan uw verzoek zal worden gegeven. Wij kunnen deze termijn van één maand verlengen tot maximaal drie (3) maanden, in welk geval u binnen één (1) maand na het oorspronkelijke verzoek op de hoogte wordt gesteld van de redenen voor deze vertraging.

Het recht op toegang tot persoonsgegevens
U hebt het recht om ons te instrueren om u te voorzien van alle Persoonsgegevens die wij over u hebben, mits de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast.

Het recht op correctie van Persoonsgegevens
Wij vragen u vriendelijk te helpen om ervoor te zorgen dat de Persoonlijke Gegevens in onze administratie zo nauwkeurig en actueel mogelijk zijn. Indien u van mening bent dat de aan ons verstrekte Persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, verzoeken wij u ons hiervan op de hoogte te stellen zoals hierboven beschreven. Wij zullen uw Persoonsgegevens zo spoedig mogelijk corrigeren of aanpassen.

Het recht op het wissen van persoonsgegevens
In sommige gevallen heeft u het recht om uw Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen. Die omstandigheden zijn onder meer:

  • (i) de onnodigheid om de Persoonsgegevens langer vast te houden in relatie tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins zijn verwerkt;
  • (ii) het intrekken van de toestemming voor verwerking op basis van toestemming;
  • iii) de verwerking voor direct-marketingdoeleinden; en
  • (iv) indien de Persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Er zijn echter bepaalde algemene uitsluitingen van het recht op verwijdering. Deze algemene uitsluitingen zijn onder meer van toepassing wanneer verwerking noodzakelijk is:

  • i) voor de uitoefening van het recht van vrije meningsuiting en informatie;
  • ii) voor het nakomen van een wettelijke verplichting; of
  • iii) voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen.

Het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken
In de volgende omstandigheden heeft u het recht om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken:

  • (i) voor het aanvechten van de juistheid van de Persoonsgegevens;
  • (ii) wanneer het proces onwettig is, maar u niet wilt dat de Persoonsgegevens worden gewist; of
  • iii) wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Het recht om bezwaar te maken
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens door ons.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
Als u gebruik wilt maken van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid, sturen wij de Persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat naar een controleur van uw keuze.

Het recht om de toestemming in te trekken
Voor zover de wettelijke basis voor onze verwerking van uw Persoonsgegevens de toestemming is, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Herroeping heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de herroeping.

Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende instantie
U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.beor en een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op het adres 1000 Brussel, Drukpersstraat 35.

Artikel 7 - Link naar derden

De Website kan links bevatten naar websites van derden die niet door ons worden gecontroleerd. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de links op de Website uitsluitend leiden naar websites die de veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen van SMS-Timing delen, zijn wij niet verantwoordelijk voor de bescherming en vertrouwelijkheid van gegevens, onder Persoonsgegevens die u op andere websites verstrekt nadat u de Website heeft verlaten.

Voordat u Persoonlijke Gegevens indient, raden wij u aan om zorgvuldig te werk te gaan en de privacyverklaring te raadplegen die van toepassing is op de betreffende website.Wanneer de verwerking op deze basis is beperkt, kunnen wij uw Persoonsgegevens blijven opslaan. Wij zullen deze echter alleen verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming, voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, voor de bescherming